Koktajl party – czym jest i jak go zorganizować w 6 krokach?

Dla organizatorów eventów

Dodano:

Przyjacielskie spotkania, imprezy firmowe, wystawy, wernisaże czy inne mniejsze rodzinne uroczystości – koktajl party to eleganckie przyjęcie towarzyskie, które może mieć różnoraki charakter. Podstawowa zasada przy organizacji tego rodzaju imprezy jest jedna i niezmienna – odbywa się na stojąco, a goście obsługują się sami. Jak zorganizować profesjonalne przyjęcie koktajlowe, z którego zarówno gospodarz, jak i uczestniczy będą zadowoleni? Wyjaśniamy krok po kroku.

Najbardziej popularne koktajl party były na początku XX wieku. Potem na chwilę słuch o tego rodzaju bankietach w stylu angielskim zaginął, by powrócić do łask w XXI wieku i to zarówno w świecie biznesu, jak i w formie zwykłych spotkań towarzyskich. Początkowo przyjęcie koktajlowe wydawało się idealnym rozwiązaniem przy ograniczonej przestrzeni, a sporej liczbie gości.

Obecnie jednak tego rodzaju imprezy organizowane są także w przestronnych miejscach, które jeszcze bardziej ułatwiają wzajemną komunikację. Bo o komunikację na tego rodzaju przyjęciu chodzi przede wszystkim. Koktajl party to uniwersalna i wygodna formuła, pozwalająca na poznanie nowych ludzi, przekazanie jakiejś informacji, wymianę wizytówek, prezentację nowego produktu, celebrację otwarcia nowego lokalu czy zwiększenie rozpoznawalności marki, która jednocześnie generuje znacznie mniejsze koszty niż tradycyjne przyjęcie.

By zorganizować perfekcyjne koktajl party wystarczy trzymać się kilku podstawowych zasad.

Krok pierwszy – idealne miejsce na koktajl party

Jest jeszcze jedna cecha, która wyróżnia koktajl party od innych rodzajów bankietów – to czas, który nierozerwalnie wiąże się z miejscem. Tego typu przyjęcie trwa zaledwie 2 godziny, dlatego tak ważna okazuje się lokalizacja i aranżacja przestrzeni. Gościom bowiem musi chcieć się przyjechać na imprezę. Oczywiście zakładamy, że ściągnie ich sam temat imprezy oraz gospodarz – dobrze jednak, by przyciągało również samo miejsce.

Dobra lokalizacja i wyjątkowość przestrzeni to cechy idealnego miejsca na przyjęcie koktajlowe. Może to być oczywiście restauracja czy hotel, ale mogą być także niezwykłe podziemia, np. komory wielickiej Kopalni Soli. A jest ich naprawdę niemało do wyboru – zarówno pod kątem wystroju, jak i powierzchni. Na kameralne przyjęcie do 40 osób najlepsza będzie Komora Jana Haluszki II albo stylizowana na górniczą karczmę Komora Gwarków. 100 osób doskonale odnajdzie się z pewnością w Komorze Michałowice. Na większe koktajl party doskonałe będą komory Jana Haluszki I oraz Drozdowice III, a Komora Warszawa – jak przystało na stolicę – zmieści nawet 600 osób! Dlaczego jednak podziemne sale sprawdzą się przy koktajl party? Ponieważ tego rodzaju impreza wymaga intrygującej i otwartej przestrzeni, umożliwiającej swobodną migrację gości.

Okazała Komora Warszawa – doskonała na koktajl party.

Krok drugi – czas

Kiedy najlepiej zorganizować koktajl party? Tu nie można sobie pozwolić na całkowitą swobodę, bowiem bankiet w stylu angielskim rządzi się swoimi czasowymi prawami. Nie znaczy to jednak, że nie ma możliwości manewrowania godzinami. Najczęściej tego typu imprezy odbywają się w godzinach popołudniowo-wieczornych (16.00-20.00). Może być więc to wczesnopopołudniowe przyjęcie 16.00-18.00, późniejsze spotkanie 18.00-20.00 lub opcja kompromisowa 17.00-19.00.

Wszystko zależy od charakteru koktajl party (czy biznesowe czy towarzyskie), a także dnia. Chociaż preferuje się tu weekendy, dopuszcza się możliwość także piątkowego spotkania.

Krok trzeci – zapraszamy gości

Organizację koktajl party należy rozpocząć minimum miesiąc przed planowanym terminem imprezy. Zaproszenia (koniecznie papierowe!) muszą dotrzeć do gości minimum dwa tygodnie wcześniej – przyjęcia koktajlowe odbywały się niegdyś głównie w ambasadach, właśnie popołudniami i tylko dla osób zaproszonych wcześniej na papierze. I ta właśnie forma powiadamiania o imprezie pozostała dziś integralną częścią koktajl party.

Powinno się na nim znaleźć kilka kluczowych informacji – po pierwsze wskazanie charakteru spotkania (biznesowy czy towarzyski), godzina rozpoczęcia i (uwaga!) godzina zakończenia, prośba o potwierdzenie przybycia (RSVP), a także sprecyzowanie oczekiwań dotyczących ubioru (wymagany strój koktajlowy semi-formal, czyli garnitur dla panów i elegancka suknia dla pań z dodatkiem szykownej biżuterii i małej torebeczki czy też np. business casual).

Ważne również, przy kompletowaniu listy gości, by odpowiadali oni charakterowi imprezy – jeśli wprowadzany jest na rynek nowy produkt i koktajl party ma charakter biznesowy nie powinno się zapraszać np. znajomych ze szkoły (i odwrotnie!).

Krok czwarty – odpowiednie rozplanowanie przestrzeni

Otwarta przestrzeń to podstawa koktajl party. Nie jest to jednak tak proste i oczywiste, jak może się wydawać – ideą tego przyjęcia jest bowiem rozmowa przeplatana degustacją. Jeśli więc stoły z pożywieniem zostaną ustawione w jednej części sali, a reszta przestrzeni pozostanie niezagospodarowana, prawdopodobnie punkt ciężkości imprezy przeniesie się dokładnie tam, gdzie jedzenie.

Błędem jest również ustawianie stołów na środku sali – może to zaburzyć swobodne poruszanie się uczestników przyjęcia. Kluczowe jest zatem takie rozplanowanie przestrzeni, aby goście mogli się przemieszczać swobodnie, nie przeciskając się między stołami, a jednocześnie aby nie skupiali się w jednym miejscu. Usytuowanie bufetów z jedzeniem musi być więc dopasowane zarówno do miejsca, jak i liczby zaproszonych osób.

Po piąte – koktajl party menu

Czas na przekąski koktajlowe – to jedna nie tyle z podstawowych, co kluczowych kwestii, gdy chodzi o przyjęcie koktajlowe. Menu może bowiem pomóc nawiązywać kontakty lub przeciwnie – zepsuć całą imprezę. Po pierwsze powinny być to dania, które można zjeść na stojąco jednym sztućcem. Pamiętajmy, że samo trzymanie talerzyka i widelca angażuje obie ręce, warto więc na tacach w różnych punktach stołów postawić również specjalne klipsy, które przypięte do talerzyka stanowią rodzaj uchwytu do kieliszka.

Skoro mamy tu do czynienia również z tzw. fingerfoods, nie może zabraknąć sporej liczby serwetek – nikt nie będzie czuł się komfortowo podając komuś brudną rękę... Jedzenie i napoje powinny być ustawione koniecznie po przeciwległych stronach stołu – wszystko w dodatku jasno opisane i czytelne, aby każdy wiedział po co sięga. I oczywiście atrakcyjnie podane!

A co w ogóle powinno znaleźć się w koktajl party menu? Polecenia warte są np. tartinki, koreczki, pikantne i słodkie babeczki, mini ciasteczka czy mini crepes. Ważne także, aby pamiętać, że wśród gości mogą być osoby nietolerujące laktozy czy glutenu, a także weganie i wegetarianie – stąd kluczowe jest nie tylko atrakcyjne podanie i różnorodność, ale i opis serwowanych przekąsek. To samo tyczy się alkoholu – i dla tych niepijących powinno się coś znaleźć na stole.

Krok szósty – dbajmy o atmosferę

Koktajl party ma swój własny specyficzny klimat. Najważniejszą rolę w jego stworzeniu odgrywa gospodarz – to on powinien przywitać i pożegnać każdego gościa, a także zadbać o wzajemną integrację uczestników, a więc przedstawiać osoby sobie dotąd nieznane.

Kluczowe jest również dzielenie czasu pomiędzy gości, a także przypilnowanie odpowiedniej głośności muzyki (powinna brzmieć w tle, ale nie przeszkadzać w rozmowie) i natężenia oświetlenia – miękkie, przygaszone światło zdecydowanie pozytywnie wpływa na komunikację i integrację uczestników przyjęcia.

Idealne przyjęcie koktajlowe – wszystko na swoim miejscu

Koktajl party to atrakcyjne, proste i nowoczesne rozwiązanie zarówno w przypadku spotkania towarzyskiego, jak i biznesowego. Wystarczy 6 prostych kroków, aby zorganizować takie, które usatysfakcjonuje wszystkich – zarówno gospodarza, jak i samych gości. Bo clou udanego bankietu w stylu angielskim to wzajemna komunikacja. Jeśli podczas dwóch godzin imprezy rozmowy nie będą ustawać, a przekąski koktajlowe znikną – to znak, że przyjęcie koktajlowe się po prostu udało.

Serwis internetowy „Kopalnia Soli „Wieliczka” wykorzystuje pliki cookies, które umożliwiają i ułatwiają Ci korzystanie z jego zasobów. Korzystając z serwisu wyrażasz jednocześnie zgodę na wykorzystanie plików cookies. Szczegółowe informacje znajdziesz w zakładce Zastrzeżenia Prawne